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文化

要提高工作会议效率,做 PPT 不如轮流读备忘录?

潘姜汐熹2018-05-31 07:13:28

丘吉尔和贝索斯无意识点赞。

大多数公司的会议多且冗长,美国市场调研机构 Harris Poll 的调查说,平均每次工作要持续 4.5 个小时,但会议本身还不是最令人心累的部分,调查中有 60% 的人说准备例会比开例会还要费事,要花掉 4.6 个小时。

在99uu在线娱乐研究所关于“工作会议中哪个环节让你身心俱疲”的调查中,经过共 2153 次读者表态,排名靠前的都是关于会议低效的指控,像是“大部分讨论明明可以点对点交流,但所有人都要坐这听着”“讨论到最后得出的结论,在后续工作中一直被推翻”“头脑风暴会前没人准备,会上冷场现想”。其中,“会前要准备精美的 PPT,用的时间比开会还长”获得了 206 次赞同,排在第 4 位。

PPT 不仅制作花时间,作用也存疑。它的呈现方式是碎片化的,多数演示用 PPT 仅仅在罗列一些关键词,完整的句子变得鸡零狗碎,复杂的问题被简化处理。金融时报的专栏作家 Lucy Kellaway 说,PPT 上演了一个奇迹,它让事情变得既过于简单又过于复杂。只要把关键词放进按页播放的秩序井然的展示结构里去,就能让那些逻辑最混乱的人也拥有似是而非的条理。

很多时候,PPT 更像是一项花费大量时间精力制作的试图在会议中蒙混过关的趁手道具。

Pic/Giphy studiosoriginals

尽管乔布斯本人在发布会上引领了一代幻灯片展示的新潮流,但在工作会议中他也很排斥使用幻灯片。自传里记录了他的态度“我讨厌人们使用幻灯片的方式代替思考。我想让他们参与进来,在桌上列出问题,知道自己要讨论什么的人根本不需要 PPT。”

亚马逊 CEO 贝索斯则把这种态度落实到了制度层面,他在公司内部明令反对使用 PPT,在他看来,能利索讲清楚一件事比做 PPT 更能说明问题,也更能帮助员工深思熟虑。

至于替代方案,他和战时的丘吉尔不谋而合,都认为简明扼要的备忘录就挺好。

丘吉尔在 1940 年 8 月 9 日,伦敦遭到大轰炸前一个月,曾经向英国公务员们口述了自己关于备忘录的看法:“做我们这行需要读大量的文件,还几乎都特别长,如果大家都能遵守简明扼要阐述真正要点的纪律,会有助于更清晰的思考。”

贝索斯在最近给股东的一封信里夸耀了亚马逊的会议文化——每个人开始开会时先阅读不超过六页的备忘录,解释他们想要讨论些啥。接下来也不是直接展开讨论,而是在沉默中看半小时由其中一名主管做的简报。

这要求每个人在之前把充分考虑过自己的提议,并且用组织结构完整的陈述文本表达出来,以便所有人都能 Get 到。轮流读备忘录则是为了让在场所有人都清楚接下来要讨论什么,而不是被空话套话搞得索然无味全程放空。这么做一定程度上也更民主,降低了马虎武断地下决定、或者由在场的两三个人掌控结果的几率。

关于数据和需要说明的细节,贝索斯和丘吉尔都认同它们应该出现在附录部分,而不是叙述当中。

这样看起来会议前需要做的事情变简单了,但实际上准备简洁有力的叙述比在 PPT 上填进一些关键词和短语要难多了,需要你停下来捋顺逻辑,并且以能够启发别人的方式组织成完整的表达。

丘吉尔也许用小脚趾就能搞定,但对于你我来说,全神贯注都挺难。


题图来自:Giphy studiosoriginals

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